(pour les renseignements personnels des donateurs)
Date d’entrée en vigueur : 12 février 2026
Sommaire
La Fondation de l’hôpital St. Mary recueille et utilise les renseignements personnels des donateurs afin de reconnaître les dons, de communiquer avec ses partisans et d’assurer une gestion responsable des relations avec les donateurs.
- Nous ne conservons ces renseignements que pendant la période nécessaire à ces fins ou prévue par la loi ;
- La plupart des registres de donateurs sont conservés pendant un maximum de 10 ans après leur dernier don ou leur dernière interaction substantielle ;
- Certains registres, tels que les promesses de dons ou les dons planifiés, pourraient être conservés pendant plus longtemps, tant que l’engagement en question reste actif ;
- Lorsque les renseignements sur le donateur ne sont plus requis, ceux-ci sont supprimés ou anonymisés par voie sécurisée ;
- Nous ne vendrons jamais les renseignements de nos donateurs, et nous respectons leurs préférences en matière de consentement et de communication.
La présente politique définit combien de temps nous conservons les renseignements sur les donateurs et comment nous nous assurons de leur traitement sûr et responsable.
1. Mission
La Fondation de l’hôpital St. Mary (la « Fondation ») tient à cœur la vie privée de ses partisans et donateurs, et s’engage à gérer les renseignements personnels de ces derniers de manière responsable. La présente Politique de rétention de données définit les principes et périodes de rétention qui régissent la conservation des renseignements personnels des donateurs, ainsi que la date à laquelle ceux-ci seront détruits par voie sécurisée. Elle est désignée pour se conformer avec :
- la Loi québécoise sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, telle qu’elle est modifiée par la Loi 25 (auparavant le Projet de loi 64) et les principes fédéraux de protection de la vie privée applicables ;
- les directives de l’Agence de revenu du Canada (ARC) applicables pour les organismes caritatifs agréés ;
- les pratiques exemplaires reconnues pour les organisations canadiennes à but non lucratif.
La présente politique ne s’applique qu’aux renseignements personnels liés aux donateurs et ne concerne pas les registres financiers ou comptables (qui sont gérés indépendamment par le service des finances de la Fondation ou de manière autrement définie par le présent document).
2. Portée
La présente politique s’applique à tous les renseignements personnels de donateurs qui sont recueillis, utilisés, stockés ou divulgués par la Fondation, sous quelque format qui soit, et comprend les renseignements conservés par :
- les systèmes de GRC utilisés pour le suivi des donateurs ;
- les plateformes de marketing électronique et de communication avec les donateurs ;
- les bases de données qui administrent l’abonnement à notre infolettre (là où il coïncide avec les renseignements sur les donateurs) ;
- les bases de données sur les bénévoles (là où ceux-ci sont aussi des donateurs) ;
- les lecteurs réseau et fichiers électroniques partagés.
La présente politique ne concerne pas :
- les dossiers médicaux de patients ;
- les registres purement financiers ou comptables ;
- les dons anonymes, pour lesquels aucun renseignement personnel n’est collecté.
3. Définitions
Renseignements personnels : tout renseignement associé à une personne identifiable, incluant sans s’y limiter son nom, ses coordonnées, son historique de dons, et ses préférences en matière de communication et de consentement.
Donateur : toute personne ayant effectué un don, une promesse de don ou un engagement envers la Fondation, incluant les donateurs ponctuels et récurrents.
Donateur inactif (passé) : tout donateur n’ayant pas effectué de don ou contribué de toute autre manière à la Fondation depuis au moins 1 an.
Période de rétention : la période pendant laquelle les renseignements personnels sont retenus avant leur destruction ou leur anonymisation.
4. Principes directeurs
L’approche de la Fondation par rapport à la rétention des données de donateurs reflète les principes définis dans sa Politique de confidentialité, et comprend :
- La limitation des motifs – les renseignements personnels ne sont collectés et retenus qu’à certaines fins particulières clairement identifiées, comme la communication avec les donateurs, la gérance et la conformité avec les exigences juridiques et réglementaires en vigueur.
- Le consentement – la Fondation s’appuie sur le consentement éclairé explicite pour la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels sur les donateurs, conformément aux limitations juridiques ou contractuelles en vigueur.
- La confidentialité dès la conception et par défaut – nos pratiques de rétention sont conçues de manière à limiter la quantité de renseignements personnels qui sont retenus et la période pendant laquelle ceux-ci sont conservés au strict minimum nécessaire.
- La minimisation des données – les renseignements personnels sur les donateurs qui ne sont plus requis sont détruits ou anonymisés.
- Les mesures de sécurité – les renseignements personnels sont protégés pour tout leur cycle de vie par les mesures de sécurité administratives, techniques et physiques appropriées.
5. Consent and Individual Rights
La Fondation s’appuie sur le consentement éclairé explicite pour la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels sur les donateurs, conformément aux limitations juridiques ou contractuelles en vigueur. Le consentement peut être soumis verbalement, par écrit, au format électronique ou dans le cadre d’un mécanisme d’acceptation conforme à la Politique de confidentialité de la Fondation.
Les donateurs peuvent retirer leur consentement à quelque moment qui soit, dans la limite prévue par la loi en vigueur et leurs obligations contractuelles. Le retrait du consentement ne sous-entend pas automatiquement la suppression de renseignements, là où leur rétention reste nécessaire à des fins juridiques, réglementaires ou de gestion de documents. Ces renseignements cesseront toutefois d’être activement utilisés.
Les donateurs conservent les droits énoncés dans la Politique de confidentialité, y compris les droits d’accès, de rectification, de suppression (le cas échéant), de portabilité et de retrait du consentement.
6. Périodes de rétention des données de donateurs
6.1 Registres généraux
Les renseignements personnels des donateurs (leur identité, leurs coordonnées, leur historique des dons et leur historique de communication) seront généralement retenus pendant :
- Un maximum de 10 ans après la date du dernier don ou de la dernière interaction substantielle
Cette période reflète les besoins opérationnels de la Fondation, les pratiques courantes de gestion des relations avec les donateurs et les directives émises par l’ARC.
6.2 Donateurs inactifs
- Les donateurs n’ayant effectué aucun don ni aucune interaction substantielle depuis 1 an pourraient être classés comme inactifs.
- Les donateurs inactifs pourraient toujours être contactés à des fins de gérance et de collecte de fonds pendant un maximum de 10 ans d’inactivité, selon leurs préférences déclarées en matière de consentement et de communication.
- Les renseignements personnels des donateurs ne seront pas retenus au-delà de la période de rétention maximum de 10 ans, à partir de la date du dernier don ou de la dernière interaction substantielle, à moins qu’une autre catégorie de rétention ne s’applique (p. ex. : une promesse de don, des dons planifiés), sans quoi ceux-ci seront détruits ou anonymisés.
6.3 Promesses de dons, dons planifiés, engagements spéciaux
Les registres de donateurs associés aux promesses de dons, aux dons testamentaires, aux dons planifiés ou à tout autre engagement à long terme pourraient être retenus :
- Pendant le terme de l’entente concernée ;
- Pendant toute période additionnelle raisonnable subséquente, afin de se conformer à certaines exigences administratives juridiques ou de tenue de dossiers.
6.4 Registres de consentement et de suppression
- Les registres où sont documentés le consentement, le retrait de consentement ou les préférences en matière de communication des donateurs seront retenus aussi longtemps qu’il le faut pour démontrer la conformité et le respect de leurs choix.
7. Lieux de stockage et transferts internationaux
- La Fondation stocke les renseignements personnels des donateurs dans des systèmes principalement hébergés au Canada ;
- Les données d’abonnement aux infolettres pourraient être stockées sur des plateformes utilisant des serveurs situés en dehors du Canada. Là où les données de donateurs sont stockées dans ces systèmes, la Fondation s’assure de l’existence de protections systémiques et contractuelles appropriées.
8. Destruction et anonymisation par voie sécurisée
Lorsque les renseignements personnels arrivent à la fin de leur période de rétention :
- Les registres électroniques sont supprimés ou anonymisés par voie sécurisée en usant de mesures techniques raisonnables ;
- Les registres sur papier, lorsqu’ils existent, sont détruits par voie sécurisée ;
- Leur destruction est effectuée de manière à empêcher leur reconstruction ou leur réidentification.
La présente politique est basée sur des principes reconnus et prévoit une certaine flexibilité en matière de mode de destruction, tant et aussi longtemps que le résultat final reste conforme aux normes de sécurité et de confidentialité en vigueur.
9. Rôles et responsabilités
Contrôle de la confidentialité
- Le Responsable de la confidentialité contrôle l’application de la présente politique par rapport aux renseignements personnels des donateurs ;
- Pour les données de donateurs, ce rôle est entrepris par Nathan Clinansmith, Directeur des opérations et Responsable de la confidentialité.
Exécution
- L’exécution des activités de rétention et de suppression est la responsabilité de :
- Aaron Garcia, administrateur des données et du contenu numérique, et
- Nathan Clinansmith, conjointement avec les propriétaires de systèmes concernés.
10. Exceptions et retenue à des fins juridiques
Là où les renseignements personnels des donateurs sont assujettis à :
- une demande juridique ;
- un audit ;
- une enquête ;
- une procédure judiciaire attendue ou en cours.
Il se peut que la période de leur rétention soit prolongée au-delà de la période normale, jusqu’à ce que la question soit résolue.
11. Révision et mises à jour de la politique
La présente politique sera régulièrement revue et mise à jour, de manière à refléter :
- toute modification de la loi ou d’un règlement en vigueur ;
- toute modification au niveau des opérations ou des systèmes de la Fondation ;
- les pratiques exemplaires en matière de confidentialité des donateurs et de gestion de données.
Les modifications substantielles seront approuvées par la direction de la Fondation.
12. Transparence et disponibilité publique
La présente Politique de rétention de données est mise à la disposition du public et pourrait être citée dans la Politique de confidentialité de la Fondation, à des fins de transparence et de promotion de la confiance des donateurs.
13. Coordonnées
En cas de question, de préoccupation ou de demande relative à la présente Politique de rétention de données ou au sujet de vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec :
Nathan Clinansmith, CFRE
Directeur des opérations
Fondation de l’hôpital St. Mary
3830, ave Lacombe Bureau 1510 Montréal QC H3T 1M5
fondation.stmary@ssss.gouv.qc.ca
514-734-2694
